프로세스 마이닝, 자동화 시대의 길잡이

얼마 전부터 회사에서 새로운 프로젝트에 참여하게 되었다.

이름하여 ‘프로세스 마이닝(Process Mining) 기반의 자동화 체계 구축’ 프로젝트. 처음 이 용어를 들었을 때 솔직히 ‘뭔가 거창하긴 한데, 대체 정확히 뭐지?’라는 생각부터 들었다. 그래서 틈날 때마다 인터넷도 찾아보고, 관련 뉴스도 읽고, 전문가들의 블로그 글도 살펴봤다. 흥미로운 점은 프로세스 마이닝이라는 개념 자체가 기술이라기보다는 ‘시각’의 문제라는 것이었다.

기존에 우리가 ‘업무 흐름’을 본다고 하면 대부분 사람이 문서화한 보고서나 매뉴얼, 혹은 일회성 회의를 통해 이해했다.

하지만 프로세스 마이닝은 ERP, CRM 등 각종 시스템에 남겨진 '이벤트 로그'를 분석해, 실제로 사람들이 ‘어떻게 일하고 있는가’를 시각적으로 보여주는 기술이다. 즉, 표면적인 업무 프로세스가 아니라 숨겨진 실체를 캐내는 것, 마치 데이터 속에 묻혀 있는 진짜 흐름을 채굴하는 느낌이랄까.

그 과정에서 흥미로운 사실을 하나 발견했다. 국내 대기업 중 상당수가 이미 이 기술을 도입했거나, 일부 부서 단위로 시범 적용하고 있다는 것이다. 특히 금융, 제조, 공공기관 중심으로 빠르게 확산되고 있었고, 해외에서는 독일, 네덜란드 등에서 이미 성숙 단계에 접어들었다는 기사도 볼 수 있었다.

내 업무에 직접 적용해본 경험, 그리고 깨달음

개인적으로는, 사내에서 수십 개의 데이터베이스(DB)에 접근 요청이 발생하는 상황이 반복되며 문제가 된 일이 있었다.

예를 들어 DB 접근 요청이 있을 때마다 담당자가 수동으로 승인해야 하고, 승인 전에 요청 내용을 일일이 확인해야 하니 업무의 흐름이 자주 끊기고, 결정적으로 본래 수행해야 할 일에 집중할 수 없었다. 단순 승인 업무가 사람 한 명분의 리소스를 갉아먹고 있었던 셈이다.

이 문제를 해결하고자 프로세스 마이닝을 적용해봤다. 로그 데이터를 기반으로 누가, 언제, 어떤 경로로 접근을 요청했는지를 분석하고, 비정상 접근 패턴을 식별해낸 뒤, 자동 승인 조건과 예외 경로를 설정했다.

그 결과는 놀라웠다. 과거에는 ‘뭐가 문제인지 감’조차 오지 않았던 업무 흐름이 이제는 데이터로 ‘보이기’ 시작했다. 그

리고 불과 몇 주 만에 단순 반복 업무가 절반 이상 줄어든 것은 물론, DB 승인 업무 담당자 한 명이 다른 핵심 프로젝트에 투입될 수 있을 정도로 여유가 생겼다.

더 깊이 이해하기 위한 이론적 기반

프로세스 마이닝은 일반적으로 다음과 같은 목적을 가진다.

1) 프로세스 식별 2) 업무 흐름의 가시화 3) 지속적인 개선 

 

대표적인 구성 요소는 다음과 같다.

- 프로세스 모델링: BPR, BPM, CRM 등의 개념을 기반으로 실제 업무 흐름을 문서화

- 프로세스 분석 기법: 이벤트 로그를 통해 성과를 측정하고, 조직의 프로세스 모델을 도출

- 프로세스 자원: 로그 데이터뿐만 아니라 조직 내 인력, 사용 중인 시스템, 자동화 도구 등이 해당

- 프로세스 모니터링: 현실 세계에서 일어나는 업무 흐름을 기반으로 실시간 개선을 위한 의사결정에 활용

 

대표적 기법적은 다음과 같다.

- 발견(Discovery): 새로운 프로세스를 자동으로 모델링

- 순응도 검사(Conformance): 실제 로그가 설계된 프로세스와 얼마나 일치하는지 비교

- 확장(Enhancement): 기존 프로세스에 새로운 정보나 조건을 추가하여 개선

프로세스마이닝 개념도

마무리하며, 내게 프로세스 마이닝이란?

프로세스 마이닝은 일종의 현미경 같다.

우리가 일상적으로 지나치고 있던 작은 흐름들을 확대해 보여주고, 그 속에서 패턴을 발견하게 해준다.

아직도 많은 기업들이 이 기술을 ‘도입하면 뭔가 있어 보일 것 같아서’ 시작하지만, 정작 제대로 활용하지 못하고 있는 경우도 많다.

하지만 나는 단언할 수 있다. 정확한 목표 설정, 명확한 문제 인식, 실질적인 데이터 분석 역량만 갖춘다면, 프로세스 마이닝은 단순한 자동화 도구를 넘어 조직의 운영 방식 자체를 혁신할 수 있는 열쇠가 될 수 있다는 것을.

그래서 이 글을 보는 여러분께 제안하고 싶다.

당장의 도입보다 먼저 ‘내 업무에서 반복되는 패턴이 있는가?’를 생각해보라.

그리고 그것이 데이터화될 수 있는가? 그 질문에 ‘예’라고 답할 수 있다면, 지금이 바로 프로세스 마이닝을 고민해볼 타이밍이다.

한번 해보고 싶지 않으신가?